Achat électronique
Le terme désigne la dématérialisation du processus d'achat, de l'expression du besoin au paiement de la facture. Il ne recouvre pas un logiciel unique mais une chaîne d'outils dont chacun traite une étape.
Périmètre
La chaîne complète, appelée source to pay, se divise en deux moitiés. Le source to contract couvre l'amont : analyse de la dépense, consultation des fournisseurs, négociation, contractualisation. Le procure to pay couvre l'aval : demande d'achat, commande, réception, facture, paiement. Beaucoup d'organisations n'équipent que la seconde et s'étonnent de ne pas voir baisser leurs prix d'achat.
Catalogues
Les articles négociés sont mis à disposition des prescripteurs dans un catalogue interne, alimenté par les fournisseurs ou consulté chez eux par une liaison directe. L'utilisateur commande dans un environnement où seuls figurent les produits et les prix contractés : c'est le mécanisme qui canalise la dépense, et l'apport principal de ce type d'outil.
Dépense sauvage
La part des achats réalisés hors des contrats négociés atteint fréquemment le tiers de la dépense dans les organisations qui ne mesurent pas. Elle coûte 2 fois : par les prix payés et par le travail administratif de régularisation. Réduire cette part est l'objectif le plus rentable d'un projet d'achat électronique, avant toute renégociation.
Circuits de validation
Les seuils de montant déclenchent des niveaux d'approbation successifs. Leur paramétrage détermine la vitesse du processus : des seuils trop bas engorgent les approbateurs et incitent au contournement, des seuils trop hauts vident le contrôle de son sens. Le réglage se corrige après quelques mois d'observation plutôt qu'au démarrage.
Bénéfices mesurables
Trois indicateurs suffisent à juger un déploiement : la part de la dépense passant par les contrats, le délai entre la demande d'achat et la commande, et le coût de traitement d'une facture. Les deux derniers baissent d'un facteur important dès la dématérialisation, le premier ne bouge que si les catalogues sont réellement complets.