Facturation électronique
La facture électronique n'est pas une facture PDF envoyée par courriel. C'est un document structuré, lisible par une machine, transmis par un canal encadré, et son passage en obligation change les pratiques de toutes les entreprises.
Cadre
La facturation électronique est déjà obligatoire pour les fournisseurs du secteur public, via le portail dédié, depuis 2020 pour toutes les tailles d'entreprise. Son extension aux échanges entre entreprises privées est prévue par la loi, selon un calendrier plusieurs fois modifié : la réception s'imposera à toutes les entreprises à une même date, l'émission par vagues selon la taille.
Formats
Trois formats socles sont retenus. Le format hybride, qui associe un PDF lisible et un fichier de données incorporé, permet une transition douce car il reste consultable par un humain. Les deux autres sont purement structurés, en langage de balisage, et destinés au traitement automatique. La norme européenne définit le contenu minimal commun à tous.
Circuit
Les factures transitent par des plateformes agréées qui vérifient la conformité, adressent le document au destinataire et transmettent à l'administration fiscale les données de facturation et de paiement. Ce dernier point, appelé e-reporting, est l'objectif réel du dispositif : lutter contre la fraude à la taxe sur la valeur ajoutée en donnant à l'administration une vue directe des transactions.
Statuts
Le cycle de vie d'une facture comporte des statuts normalisés, déposée, reçue, mise en paiement, refusée, encaissée. Leur transmission rend visible l'état d'avancement de chaque facture et supprime une grande part des relances téléphoniques, qui représentent aujourd'hui une charge considérable dans les services comptables.
Préparation
Trois chantiers précèdent l'échéance : fiabiliser les données d'identification des clients et fournisseurs, notamment les numéros d'immatriculation et les adresses de facturation ; choisir sa plateforme ; et vérifier que le système de gestion sait produire et recevoir les formats requis. Les organisations qui attendent la date butoir découvrent en général que le premier chantier est le plus long.